Chargé(e) d’administration

Site FESTIVAL WOODSTOWER

Description de l’Association

L’association Woodstower organise le Festival Woodstower, festival de musique et d’art de rue qui se déroule au Grand Parc Miribel Jonage. Ce festival existe depuis 1998 et prépare sa 21ème édition qui aura lieu du 29 août au 1er septembre 2019.

Depuis sa création, l’association a toujours mené des actions innovantes et coopératives en termes de développement durable au sens large : valorisation et de la protection du site naturel qu’est le Grand Parc, actions favorisant l’accessibilité à la culture pour tous, ou encore création de lien social entre des personnes autour d’un projet commun, le Festival Woodstower, qui a toujours eu à coeur de proposer un évènement musical festif et raisonné.

Depuis 2017 l’association diversifie son action en organisant des événements hors saison (Wintower, Xtra NS, etc.).

Description du poste

Sous la responsabilité du Bureau de l’association Woodstower, et dans le respect du projet artistique, culturel et humain de l’association et des événements qu’elle organise, le/la chargé(e) d’administration élabore les budgets et en assure le suivi et l’exécution, assure le suivi des ressources humaines et de la production artistique, participe au développement du projet et au positionnement de l’association dans le paysage culturel du territoire. Le/la chargé(e) d’administration travaille en étroite collaboration avec le conseil d’administration, le chargé de production, la chargée de communication et de partenariats et la direction technique du festival.

Le/la chargé(e) d’administration assure plus particulièrement les missions suivantes :

Gestion Administrative

  • Administration de l’association (organisation de l’AG, convocations, modifications des statuts, …) en relation avec le Bureau et le Conseil d’Administration. Participation à l’écriture du Bilan annuel.
  • Déclarations, demandes d’autorisations et de mises à disposition nécessaires à la vie associative et au déroulement des événements organisés (assurances, licences, occupations de locaux, autorisations spéciales, etc.).
  • Suivi des accueils et de la programmation de l’association (contrats de cessions, embauches, définition des conditions d’accueil en lien avec les équipes artistiques, techniques et de production).

Gestion financière et comptabilité

  • Établissement et suivi du budget prévisionnel global de la structure et des budgets par activité en lien avec le conseil d’administration et les responsables d’activité.
  • Suivi des arbitrages du budget annuel et des validations des engagements financiers.
  • Établissement des procédures et des outils de contrôles de dépenses et de suivi des recettes.
  • Établissement des plans de trésorerie et des échéanciers.
  • Suivi des besoins de fonctionnement et des relations fournisseurs.
  • Suivi des paiements et de la facturation.
  • Relation avec la banque.
  • Saisie comptable (logiciel Quadratus) et participation au
  • Bilan comptable, en relation avec le cabinet comptable.
    bre)

Ressources humaines

  • Gestion des présences, absences et de l’organisation du travail des équipes, suivi des plannings d’embauche lors du festival Woodstower.
  • Suivi des recrutements, des arrivées et des départs. Rédaction des contrats de travail (salariés permanents et saisonniers, intermittents), DUE.
  • Gestion de la paie et des déclarations sociales.

Relations institutionnelles et développement

  • Participation à la construction du projet associatif et artistique.
  • Coordination des différentes conventions de partenariats.
  • Suivi des relations avec les différentes sociétés civiles du spectacle vivant (CNV, SACEM, SACD…)
  • Rédaction, instruction et suivi des dossiers de demandes de subvention en cohérence avec les politiques de soutien de chaque partenaire.
  • Participation à la politique de recherche de partenariats publics, privés et de la mise en réseau de l’association avec les structures du territoire.

Profil recherché

Vous êtes titulaire d’un diplôme de formation supérieure et bénéficiez d’une expérience d’un an minimum sur un poste similaire. Vous avez des compétences en matière administrative, une expérience dans les métiers de la culture et du spectacle vivant, aimez travailler en équipe et pouvez vous rendre disponible le soir. Vous êtes sensible à la question du développement durable et montrez un intérêt pour les musiques actuelles et urbaines, l’art de rue.

Logiciels :

  • Maîtrise d’Excel et des outils du Pack office.
  • Maîtrise de Quadratus et Spaiectacle

Qualités requises :

rigueur, esprit d’initiative, sens du relationnel et aisance rédactionnelle. Permis B et véhicule personnel seront un plus.

Disponibilité forte (weekends, soirées et période du festival).

Horaires irréguliers avec amplitude variable en fonction des astreintes liées à l’organisation des spectacles et événements.

Organisation du recrutement

  • Envoi des candidatures : par mail à recrutement@woodstower.com
  • Date limite de candidature : 5 juillet 2019 Date des entretiens : du 8 au 12 juillet 2019
  • Date de prise de poste souhaitée : 12 août 2019 Type de contrat et rémunération Selon profil.

Lieu

Lyon7ème(69) / Grand Parc Miribel-Jonage (de mi-août à début septembre)

 

Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à recrutement@woodstower.com