Chargé·e d’administration

CDD 5 mois minimum – remplacement congé maternité

En lien direct avec la direction, l’administrateur et les responsables de pôles.

 

Tâches administratives :

– Tâches courantes de secrétariat

– Courrier : rédaction, réception-expédition, suivi

– Rédaction et suivi des conventions avec les différents partenaires

– Organisation des déplacements de l’équipe

– Suivi et gestion des commandes fournitures administratives

– Centralisation des factures fournisseurs

– Administration de production : Heeds, Contrats, suivi des validations,

– Déclarations Sacem, CNM, Sybil

– Tri et gestion des boites mail générique

– Ressources humaines : centralisation des données sociales des embauches (artistes, techniciens, vacataires…), organisation des recrutements

– Gestion des plannings (congés, télétravail, réunions, feuilles d’heures)

– Suivi des tableaux de bords de production (concerts, résidences)

– Préparation nécessaires aux dossiers de demande de subvention, conseil d’administration, bilans et projets d’activité

– Suivi, clôtures des billetteries et gestion des invitations

– Billetterie les jours de concerts (en soirée particulièrement)

– Aide à l’entretien et archivage de documents et matériel

– Soutien à la communication (diffusion des supports, tractages, affichage magasin, mailings, mise sous pli)

 

Tâches annexes :

–        Service au bar *

–        Gestion des bénévoles

–        Accueil du public, contrôle, standard

* occasionnel les soirs de concert

 

 

Compétences requises :

– Qualité rédactionnelle
– Maîtrise et aisance des outils informatiques
– Disponibilité (soirs et week-end)
– Permis B souhaité

 

Qualités requises :

–        Grand intérêt et connaissance du secteur des musiques actuelles

–        Aisance relationnelle

–        Bonne expression orale et écrite

–        Force de proposition et initiative

–        Expérience dans les musiques actuelles et/ou l’animation socio-culturelle souhaitable (service civique, stages, bénévolat…)